Урок по делопроизводству: Модели и варианты синтаксических конструкций. Письмо иностранному партнеру

  • Скоробач Надежда Михайловна, воспитатель

Цели:

  • Сформировать умения правильно составлять
    служебные письма; ознакомить с письмом
    иностранному партнеру.
  • Правильно составлять и оформлять ОРД.
  • Продолжить формирование умений работе по 10-ти
    пальцевой системе.
  • Развивать память, координацию, коммуникативные
    умения.
  • Воспитывать активность, усидчивость.

Оборудование: компьютеры, таблицы
(“Схема письма иностранному партнеру”), образцы
иностранного письма, дидактические карточки.

Ход занятий

I. Организационная часть занятия (отметить
отсутствующих, приготовить необходимые
принадлежности).

II. Повторение. Фронтальная
практическая работа

Оформить реквизиты делового письма:

Оформить реквизит адресат: Районное
управление образования заместителю директора по
дополнительному образованию Новиковой Л.А.

Оформить реквизит дата: 27.02.03 г.

Оформить реквизит ссылка на индекс и дату
входящего документа:
На № 203 от 26.02.03 г.

Оформить реквизит заголовок к тексту: О
проведении аттестации

Самостоятельная работа. В ходе самостоятельной
работы текущий инструктаж с целью
предупреждения ошибок в работе:

  • Обратить внимание учащихся на самоконтроль и
    взаимоконтроль;
  • Оказать помощь учащимся;

III. Изучение новой темы:

Объяснение:

Составителю документа нетрудно будет
построить необходимую стилистическую
конструкцию – если он будет располагать набором
готовых конструкций.

Привожу модели выражений, объясняющих мотивы:

В порядке оказания технической помощи…

В связи с тяжелым положением…

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

В соответствии с протоколом…

В целях усиления охраны государственного
имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашего договора…

Предлагаемые варианты являются наиболее
распространенным началом стандартного делового
письма.

Если автор – лицо юридическое, действия
передаются: от третьего лица единственного
числа, например: Завод “Горизонт”
гарантирует…;
от третьего лица множественного
числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет
фабрики “Коммунарка” убедительно просят…;
от
первого лица множественного числа, например: Просим…;
Сообщаем…; Подтверждаем…

Если автор – лицо физическое, действия
передаются: от первого лица единственного числа,
например: Прошу…; Ставлю Вас в известность…;
Довожу до Вашего сведения…;
от первого числа
множественного числа, например: Поздравляем…;
Одобряем…; Поддерживаем…

Объяснение:


Модель синтаксической конструкции Варианты ее реализации
Просьба
Просим…

Прошу…

… Вас проверить ход выполнения
работ…

…принять меры…

Отправка документов или
материальных ценностей
Направляем…

Высылаем…

Посылаем…

…чертежи сборки машин…

…подписанный
с нашей стороны договор…

…интересующую Вас документацию…

Подтверждение
Подтверждаем…

Фабрика
“Коммунарка” подтверждает…

…получение спецификаций на…

…условия
поставки продукции.

Напоминание
Напоминаем, что…

Напоминаем Вам,
что…

…по плану совместных работ Вы
должны…

…Ваша за должность составляет…

Извещение
Сообщаем, что…

Ставим Вас в
известность, что…

…к сожалению, не можем Вам выслать…

…Ваше
предложение принято…

Гарантия
Оплату…

Качество…

Сроки выполнения…

…гарантируем…
Предложение
Мы можем предложить Вам… …автоматизированную систему
управления…
Предлагаем Вам… …приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам… …специалиста…
Приглашение
Приглашаем… …представителя Вашего предприятия
посетить…
Просим принять участие… …в обсуждении проблемы…

Отказ и отклонение предложения
(проекта)

Ваше предложение (проект) отклонено
последующим причинам…

Присланный Вами проект титульного списка по
объектам строительства на сумму… нами не может
быть утвержден по следующим причинам:

1….

2….

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к
положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам…

Интерпретация действий другой
стороны

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод
задерживает высылку пресс-форм…

Такая задержка может привести

Заключительные слова

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за
допущенную ошибку).

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Практический метод работа над карточками:

С помощью моделей синтаксических конструкций
составить Варианты ее реализации:

Просьба: О выделении материальных средств на
приобретение учебного оборудования.

Подтверждение: О получении личного дела
ученика 6 кл. Сидорова В.И.

Извещение: О получении первого приза в конкурсе
“Лучший по профессии”.

Приглашение: К участию в заседании Совета
школы.

Выставление оценок.

Лекция с элементами эвристической беседы:

Деловое письмо международного образца имеет
четкую структуру, определенный набор реквизитов
и стабильное расположение каждого из них
(наглядные пособия).

Письма иностранным компаниям печатаются на
бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

Письмо иностранному партнеру имеет ряд
особенностей в расположении реквизитов и правил
их составления, современный стиль оформления
предполагает размещение реквизитов письма от
границы левого поля (номер письма, адрес,
вступительное обращение, подпись, приложение).

В левом верхнем углу или в центре в верхней
части листа располагается эмблема и
наименование фирмы (реквизит 1). Если компания
малоизвестная и из названия не ясно, чем она
занимается, может быть указан профиль ее
деятельности, например, “франт судов”,
“организация туров”, “продажа недвижимости”,
“научные разработки” и т.д.

Под наименование фирмы или на нижнем поле листа
указывается адрес офиса, содержащий почтовый и
телеграфный адрес, номер телефонов и факсов,
адреса и телефоны представительств компаний и ее
филиалов, номер декларации или регистрационной
лицензии (реквизит 2).

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть
цифровой, буквенный или буквенно-цифровой,
например:

Reference: 101;

Ref: MS;

Ref: MS/101;

Ref: MS/AP/101,

Где Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора, AP –
инициалы секретаря или исполнителя; 101 –
порядковый номер документа (номер документа
может содержать другие условные обозные
обозначения, например структурного
подразделения, дела (в алфавитной
последовательности – А, В, С и т.д.)).

Если письмо является ответом, то в реквизите 3
указывается исходящий номер инициативного
письма, например Your reference 12.

Какой реквизит под цифрой 4? Дата (реквизит 4)
указывается буквенно-цифровым способом (без
добавления “th” к числу), например:

17 August 2000.

Дата может проставляться у границы левого или
правого поля документа.

А под цифрой 5? Адрес получателя (реквизит 5)
состоит из расположенных в следующей
последовательности, построчно:

— имени и фамилии получателя;

— наименования компании;

— номера дома, улицы;

— города, почтового округа (индекса);

— страны.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то
эти сведения могут содержать в отметке –
указании конкретного лица, например Attention: Mr. J.
Moore, проставляемый после адреса.

При написании адреса чаще всего используется
“открытая пунктуация”, то есть без запятых и
точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с
новой строки, отступив от адреса четыре
межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов “Dear…” в
зависимости о того, кому письмо адресовано, могут
использоваться следующие фразы:

  • Dear Sir – если имя получателя неизвестно;
  • Dear Madam – если имя получателя неизвестно;
  • Dear Mr. Neit – господину, имя которого известно;
  • Dear Mrs. Fella — замужней женщине;
  • Dear Miss Jones – незамужней женщине;
  • Dear Ms Morrison – замужней и незамужней женщине.

Какой реквизит печатается после
вступительного обращения цифра 7? Заголовок
письма (реквизит 7) указывается после
вступительного обращения. Заголовок
обозначается:

  • RE: — сокращение слова “regarding” (относительно);
  • In re: — сокращение сочетания “In regard to”
    (касательно);
  • Subject: — (предмет, тема, вопрос);
  • Подчеркиванием.

Например:

Re: Выставка “Информтехника-2001”

Или

Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок – необязательный реквизит, его
указание является скорее правилом хорошего тона.
Заголовок встречается главным образом в
официальной переписке по юридическим вопросам.

Реквизит под цифрой 8? Текст (реквизит 8) может
печататься как от границы левого поля
(современный вариант), так и с отступом начала
каждого абзаца – с красной строки (классический
вариант).

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга
дополнительным межстрочным интервалом, что
облегчает восприятие содержания письма. Кроме
того, основные предложения письма могут быть
выделены шрифтом, подчеркивание и т.п.

В переписке с деловыми иностранными партнерами
часто используются следующие обороты:

  • Мы только что вышли на рынок с новой
    продукцией…
    We have just launched a new product…
  • Мы являемся ведущими производителями этого
    товара…
    We are the leading manufacturers for this article…
    В течении последних лет мы специализировались..
    For the last years we specialized in…

Текс письма, как и в деловой российской
переписке, также не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста
письма указывается “заключительная формула
вежливости” (реквизит 9). Она должна
соответствовать по форме приветствию и
положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr./Mrs./Miss/Ms, то
заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне
Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то
окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой
переписке гораздо чаще, особенно в официальных
письмах.

После “заключительной формы вежливости”
делается не менее пяти межстрочных интервалов
для личной подписи автора письма (реквизит 10).
Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и
фамилия, на следующей строке — должность лица,
подписавшего документ. Должность не указывается,
если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью может стоять отметка “р.р.” (от
имени) или “Пэр про” (Per pro) (по доверенности) в том
случае, когда подчиненные подписывают документ
по поручению руководителя.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11),
то они указываются следующим образом:

Enclosure Order

Encl: Contact № 11/Si15

При направлении копии письма (“carbon copy” (гардон
копи) “cc”) нескольким адресатам указывают
фамилии лиц или компании, которым они отправлены
(реквизит 12).

Оценить выполненную работу всех учащихся.

IV. Заключительный инструктаж:

  • Проанализировать допущенные ошибки.
  • Итоги урока.